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Cet atelier invite à chaque membre du groupe Métier à une reflexion autour du thème de la Documentation : définition, organisation, contenu et contenant. Qu'est-ce-que la Documentation ? Comment se présente-elle en bibliothèques de services d'archives ? Comment la traiter, la conserver et la communiquer , Comment éviter le tratement au cas par cas des dossiers, des photocopies, des revues hors collection, des collections de monographies éparses, de lots de dons ? Faut-il appliquer, en s'alignant sur la règle archivistique, le respect des fonds ? Cet atelier axé sur la Documentation est ouvert à tous, afin d'aboutir à terme à la rédaction d'un article par exemple. 

La « Documentation » est une notion très large, une acception utilisée parfois de manière indifférenciée selon les établissements culturels et centres documentaires désignés. Elle inspire la multiplicité, la diversité et l’instantanéité, d’où l’idée d’un support qui serait de moindre scientificité.

Le terme de Documentation renvoie au Traitement de l’information, et à un usage souvent interne. Il s’agit de brasser des documents pour servir une demande, satisfaire un public ciblé ou élargi : un lecteur, un directeur, un élu etc. La documentation est un service permettant d’accéder à des documents sélectionnés par des professionnels.

La Documentation implique le plus souvent un traitement ponctuel et une manipulation virtuelle de documents déjà existants : constitution de dossiers documentaires, de dossiers thématiques, de panoramas de presse ; rapatriement d’informations stockées dans des bases de données, sur des sites web.

• Les documents électroniques : diffusion en interne et à destination des usagers

• Les nouveaux (ou autres) supports

- Veille spécialisée à établir : méthode à acquérir, outils à mettre en place

- Prospective : outils à mobiliser pour diffuser le plus largement nos ressources : Sudoc, Catalogue Collectif de France ; etc.

• Matériels à acquérir (vitrines, présentoirs, lutrins etc.)

• Astuces lorsqu’on a peu de moyens ! Conseils pratiques

• Editer des plaquettes de présentation de la bibliothèque ou des bibliographies

• Services et production documentaire

• Catalogage des livres anciens
  

• Rangement en magasin
  

Chef de file : Morgane Robquin

• Les périodiques : catégories, traitement intellectuel, mise en valeur…

• Les différents fonds : série K, … 

• Les publications administratives

• La dimension patrimoniale des B.A.

• Les fonds privés

Des notions de conservation et de restauration à titre préventif et curatif.

Chef de file : Christelle Sudreau-Fontaine

- Bibliographies à établir en lien avec les principaux fonds d'archives : intérêt croisé documentaire

-Présentation des fonds et collections de la bibliothèque sur le site Internet des Archives (lorsqu'il existe !)