Charte et document de référence

Demain : des bibliothèques d'archives reconnues au sein de la profession et mieux intégrées ?

Le réseau des bibliothécaires de services d'archives entend faire sortir de l'ombre cette branche de la profession : en partageant et en formalisant nos pratiques, nous professionnalisons notre fonction et gagnerons en reconnaissance. Il sera alors justifié de demander des moyens pour se développer : outils informatiques, budget, … et personnel qualifié. En s'ouvrant vers l'extérieur, nos bibliothèques seront mieux identifiées : elles pourront ainsi bénéficier du savoir-faire des autres types de bibliothèques et leur faire bénéficier de leurs propres particularités.

Mais aujourd'hui, ces bibliothèques d'archives, qu'elles sont-elles ?

DES BIBLIOTHEQUES D'ARCHIVES : PRESENTATION ET DEFINITION

Préambule

Le réseau des bibliothécaires de centres d'archives nationaux, territoriaux et associatifs en France souhaite ici définir les bibliothèques d'archives, décrire leurs fonctionnements et leurs pratiques en tant que bibliothèques spécialisées au service de leur lieu de tutelle : les centres d'archives.

Ce document a donc pour but de présenter ces bibliothèques.

Il a également pour objectif de formaliser et expliciter la politique documentaire, et peut être mis à jour en fonction de l'évolution du fonctionnement des bibliothèques d'archives.

Des bibliothèques d'archives : raison d'être

Les centres d'archives sont des lieux de conservation et de valorisation de documents anciens ou contemporains versés par les villes, les départements, les syndicats, les associations, les partis politiques, les entreprises.

Ils ont cette particularitéde très souvent aussi offrir à leur public des collections de livres : la bibliothèque est donc un secteur rattaché à une structure, au même titre que le service pédagogique ou celui de la programmation culturelle, mais avec cette singularité de gérer également des documents. Or, les collections bibliothéconomiques sont souvent mal connues du public des Archives.

En effet, ces collections sont constituées à partir de sources secondaires -les imprimés- et, pour cette raison, elles ont longtemps été considérées comme « moins riches », et donc moins importantes, que celles des fonds d'archives.

Les bibliothèques d'archives ont une histoire qu'un cadre réglementaire vient reconnaître pour certaines structures : le règlement général des Archives départementales officialise ainsi depuis le 1er juillet 1921 l'existence d'une bibliothèque historique.

Tandis que les bibliothèques administratives, qui seront versées aux Archives départementales, ont été rendues obligatoires très tôt (1837) les bibliothèques des services d’archives municipales sont facultatives ; il est recommandé de créer dans une commune un service d’archives, mais on ignore si ces services doivent intégrer obligatoirement ou systématiquement une bibliothèque.

La circulaire DAF/DLL, du 2 septembre 1994 : affirme que « La totalité des services départementaux d’archives et les plus importants des services d’archives communales ont constitué en leur sein une bibliothèque historique, ouverte au public. Ces bibliothèques, qui ont pour vocation de mettre à la disposition des chercheurs soit des ouvrages de référence relatifs à l’histoire générale ou locale, soit des ouvrages complémentaires des fonds conservés par le service d’archives, ont pu parfois, au fil des années, prendre un développement considérable. Dans certains domaines, en particulier celui des périodiques locaux anciens ou contemporains, et notamment des bulletins communaux ou paroissiaux, leurs collections n’ont pas d’équivalent et rendent les plus grands services aux chercheurs. Les services d’archives départementales et communales sont en outre réglementairement chargés de conserver et de mettre à la disposition du public les publications administratives (Bulletin des lois, Journal officiel, Recueil des actes administratifs…) ».

La vocation de ces bibliothèques d’archives est à dissocier des bibliothèques municipales dont l’objectif repose sur le développement de la lecture publique.

La vocation patrimoniale des bibliothèques d’archives est intrinsèquement liée à leurs missions et à leurs acquisitions.

Les BA sont des services de documentation historique et administrative, et aussi des bibliothèques professionnelles et des lieux de conservation et de recherche. Leur caractère multiple et intérêt d’usage sont suffisamment manifestes pour leur réserver une place de choix dans le paysage des bibliothèques en France. Reste à leur assurer une véritable reconnaissance au sein de la profession.

Des moyens justement évalués doivent leur être attribués pour permettre un développement constant, et mieux servir leur lieu de tutelle.

Une politique documentaire en fonction des missions à remplir et des publics à desservir

Afin de les identifier, de les visualiser ainsi que de les valoriser, il serait souhaitable d’inscrire les valeursdes bibliothèques d’archives au même titre que leurs missions.

Missions et particularités 

Les bibliothèques d'archives se doivent, comme toutes les bibliothèques, d'acquérir, de gérer, de communiquer et de valoriser des documents sur support imprimé et/ou électronique.Ces missions traditionnelles sont étendues par des compétences archivistiques et n’ont de sens que si elle sont envisagées sous l'angle des Archives. Cette position entraîne de nombreuses différences, ambiguïtés et particularités :

des acquisitions d'ouvrages pour aider dans les recherches sur les fonds d'archives. Cette prédominance de l'environnement archives détermine fortement la constitution de collections souvent spécialisées et forcément différentes les unes des autres, selon les villes, les départements ou la spécificité thématique du lieu de tutelle.

une gestion adoptant le fonctionnement des bibliothèques et celui des centres d'archives. Elle est souvent faite sur des logiciels de bibliothèques mais aussi parfois sur des modules « bibliothèques » des logiciels d'archives, plus ou moins adaptés à la chaîne du traitement du livre, différente de celle d'un fonds d'archives.

Il n'existe pas de langage documentaire ou de système de cotation propre aux bibliothèques d'archives et il arrive que certaines cotes soient empruntées aux séries d'archives, comme pour la documentation administrative ou les travaux universitaires. Si les notices de catalogage sont, pour le traitement des nouveautés, dérivées de la BnF, des traitements adaptés existent pour les brochures, la littérature grise ou les petites bibliothèques de fonds privés, dont les ouvrages ont souvent été extraits des fonds d'archives versés sous la forme de don.

une communication où le libre accès est réservé aux ouvrages de référence de la salle de lecture. La majeure partie de la collection de la bibliothèque est la plupart du temps hébergée dans un magasin, généralement classée par format, comme le sont les fonds d'archives. De bonnes conditions de conservation sont ainsi réservées à ces bibliothèques qui possèdent souvent des fonds patrimoniaux.

des collections à valoriser : il est important de signaler l’ensemble des documents grâce à une base de donnée bibliothéconomique professionnelle, accessible en salle de lecture. Il convient de valoriser les collections au moyen d’actions d'information (document écrit présentant la bibliothèque et diffusé au sein et à l'extérieur du centre d'archives), pédagogiques (conduites avec le service pédagogique par exemple dans le cadre d'accueil de groupes), de programmations culturelles (actions associées aux expositions et autres manifestations du centre d'archives).

Vers quels publics ?

Une bibliothèque d’archives est un service complémentaire qui permet d’aider les archivistes dans leurs travaux d'inventaires et de classement, ainsi que les lecteurs dans leurs recherches : généalogistes, étudiants, professeurs, historiens locaux, chercheurs scientifiques.

La bibliothèque d'archives sert deux types de public, interne et externe :

- un public interne : les archivistes utilisent les ressources pour compléter leur recherche sur les fonds d'archives ;

- un public extérieur : les chercheurs, universitaires, étudiants et généalogistes viennent d'abord dans l'objectif de consulter les fonds d'archives, et se dirigent souvent vers des ouvrages de références en salle de lecture, avec également des demandes sur un ou des ouvrages précis.

Le public peut aussi consulter les ressources documentaires de la bibliothèque grâce au site Internet des Archives, en posant des questions à distance lorsque ce service existe.

La bibliothèque doit aussi se faire connaître en visant des publics« occasionnels » : les enfants et les jeunes lors de l'accueil de groupes, les visiteurs des expositions et des Journées du Patrimoine. Si ces publics ne vont pas tout de suite utiliser les ressources de la bibliothèque, ils en connaîtront au moins l'existence et pourront ultérieurement bénéficier de ses services.

Aujourd'hui : quelle politique documentaire dans les bibliothèques d'archives ?

Écrire la politique documentaire des bibliothèques d’archives, c’est mettre en valeur ses spécificités, l'identifier, et la mettre en lien avec d'autres institutions documentaires et patrimoniales.

La politique documentaire va de pair avec une politique de valorisation des collections, au service des lecteurs.

Le fonds documentaire est le miroir des fonds d’archives conservées. Toute la collection d’une bibliothèque d’archives est solidaire des fonds d’archives :elle est à la frontière des documents de bibliothèque et des documents d’archives.

Les livres acquis sont en rapport avec :

le territoire et les thématiques qui en découlent

les fonds versés par les différents services des collectivités

les actions culturelles menées par le centre d’archives

La bibliothèque s’enrichit et évolue en fonction des achats, des versements ou des dons (ouvrages à l’intérieur des versements d’archives, dons ou dépôts de fonds de bibliothèques privées).

L’histoire administrative de ces bibliothèques particulières mène à une double politique documentaire, empreinte du croisement de deux disciplines : administrative et historique.

Les collections imprimées, juridiques et administratives des bibliothèques d’archives départementales sont majoritairement constituées des bibliothèques administratives des collectivités, léguées aux Archives. Les bibliothèques d’archives se doivent de continuer à proposer une politique documentaire proche du champ administratif et politique de l’institution dont elles dépendent, pour répondre aux besoins des services qui les ont créées: on y trouvera donc par exemple des abonnements à des collections réglementaires et législatives d’imprimés.

La politique documentaire est menée également en direction de l’histoire locale, en équilibre avec l’histoire générale et de la recherche, par axes thématiques selon les champs d’investigation des chercheurs. Lemode d’acquisition principal des bibliothèques d’archivesrepose sur la collecte active : une collecte dictée par la notion de patrimoine.

La documentation acquise ventile plusieurs types de supports, de contenants et de contenus, publiés ou non publiés, La diversité des fonds, répartis en collections, constitue la richesse patrimoniale, présente ou à venir, de ces bibliothèques.

Trois axes d'acquisition se dégagent de cette politique documentaire :

pour une bibliothèque professionnelle, des acquisitions d’ouvrages de référence sont nécessaires au travail des archivistes ainsi que des outils de travail portant sur la généalogie, la pédagogie, l’archivistique, la bibliothéconomie et intégrant les dictionnaires, les encyclopédies, les usuels placés en libre accès en salle de lecture

pour une bibliothèque d’étude et de recherche, desacquisitions d’ouvrages scientifiques, développant la recherche historique, avec des domaines disciplinaires selon la spécialité de la bibliothèque d’archives.

pour une bibliothèque patrimoniale, des acquisitions d’ouvrages anciens, rares, précieux, mais également contemporains.

Les collections portent sur l’histoire de l’institution et du territoire et intègrent plusieurs fonds :

fonds général:ouvrages généraux d’histoire politique, économique, sociale et culturelle ; ouvrages de référence (encyclopédies, dictionnaires, livres d’histoire, d’archivistique, de généalogie, d’héraldique, de droit, d’art, d’architecture, d’urbanisme…) 

fonds local et régional : ce fonds est celui qui va distinguer la bibliothèque d'archives d'une collectivité de toutes les autres bibliothèques d'archives : il contient desouvrages d’histoire locale ou des éditions locales.

fonds administratif : héritage des publications juridiques acquises par les services préfectoraux notamment, ouvrages de droit, de jurisprudence, codes etc.

fonds de périodiques : publications officielles et administratives, publications de sociétés savantes, revues d’associations locales, abonnements à des revues scientifiques liées au fonds conservé, quotidiens, dépôt légal, journaux locaux et bulletins municipaux (presse locale et départementale)

fonds classés en série d'archives mais intégrés à la bibliothèque : travaux universitaires déposés par les étudiants (mémoires de maîtrise et thèses) qui correspondent principalement à l’aboutissement des recherches effectuées par leurs auteurs dans les fonds d’archives ; littérature grise.

Cette politique documentaire pourrait-elle s’adapter et se mêler avec d'autres genres de bibliothèque ?

Les bibliothèques d’archives sont de plus en plus souvent multisupports : monographies ; périodiques ; cédéroms ; DVD ; littérature grise ; mémoires de maîtrise ; thèses ; brochures ; catalogues d’exposition ; publications des services d’archives, etc. En ceci, leur politique documentaire n’est ni étrangère de celle des bibliothèques publiques ni éloignée de celle des bibliothèques spécialisées.

Viser la mutualisation entre bibliothèques d’archives (conservation à long terme) et bibliothèques municipales, bibliothèques départementales, bibliothèques universitaires (conservation à moyen terme, puis dons aux services d’archives) ou au moins réfléchir aux politiques documentaires de chacun pourrait être un moyen plus efficace pour affirmer chaque identité.