La documentation

Cet atelier invite à chaque membre du groupe Métier à une reflexion autour du thème de la Documentation : définition, organisation, contenu et contenant. Qu'est-ce-que la Documentation ? Comment se présente-elle en bibliothèques de services d'archives ? Comment la traiter, la conserver et la communiquer , Comment éviter le tratement au cas par cas des dossiers, des photocopies, des revues hors collection, des collections de monographies éparses, de lots de dons ? Faut-il appliquer, en s'alignant sur la règle archivistique, le respect des fonds ? Cet atelier axé sur la Documentation est ouvert à tous, afin d'aboutir à terme à la rédaction d'un article par exemple. 

La « Documentation » est une notion très large, une acception utilisée parfois de manière indifférenciée selon les établissements culturels et centres documentaires désignés. Elle inspire la multiplicité, la diversité et l’instantanéité, d’où l’idée d’un support qui serait de moindre scientificité.

Le terme de Documentation renvoie au Traitement de l’information, et à un usage souvent interne. Il s’agit de brasser des documents pour servir une demande, satisfaire un public ciblé ou élargi : un lecteur, un directeur, un élu etc. La documentation est un service permettant d’accéder à des documents sélectionnés par des professionnels.

La Documentation implique le plus souvent un traitement ponctuel et une manipulation virtuelle de documents déjà existants : constitution de dossiers documentaires, de dossiers thématiques, de panoramas de presse ; rapatriement d’informations stockées dans des bases de données, sur des sites web.

La documentation est utile à l’accompagnement de projets, de chantiers, d’études menées par des services administratifs.

Constituer des réservoirs documentaires n’implique donc pas systématiquement une action d’acquisition ni une manipulation physique des documents requis.

Nos bibliothèques d’archives, parce que spécialisées en histoire locale/ territoriale et bâties sur des terrains thématiques spécifiques selon le lieu de tutelle, suscitent un besoin documentaire assez marqué.

D’ailleurs à l’origine des bibliothèques administratives, s’impose un besoin de documentation dans les services préfectoraux. Puis les archivistes départementaux ont également besoin de documentation pour traiter les archives qu’on leur confie.

Au fil du temps va se constituer une espèce de centre de documentation destiné aux conservateurs, aux archivistes, au personnel dans son ensemble : documents archivistiques et documents encyclopédiques ; documents liés à l’histoire de l’institution ; documents sur l’histoire du droit ; documents relatifs à l’histoire religieuse ou l’histoire de l’art.

Nos bibliothèques d’archives répondent à des besoins documentaires à l’instar d’un centre de documentation classique : cet aspect utilitaire se superpose à l’aspect strictement patrimonial, de par la nature précieuse de certains ouvrages acquis.

La Documentation renferme une variété de documents : des documents imprimés de préférence, des documents publiés de référence. Des documents de statut relativement contemporain et qui contiennent une certaine fiabilité de renseignements, susceptibles d’être confrontés avec d’autres documents pour renseigner une question, enrichir une thématique donnée au présent.

Mais qui dit Documentation dit aussi littérature grise : toutes ces études documentaires diverses n’ayant pas trouvé d’éditeur, ou trop courtes pour être publiées, et qui peuvent trouver une certaine reconnaissance dans les bibliothèques spécialisées à la recherche de toute documentation logée nulle part ailleurs.

Exemples : des synthèses, des analyses, des évaluations, des rapports, des schémas, des programmes, des bilans, des enquêtes, des documents d’orientation, des actes de colloque, des actes de journées d’étude, des actes de conférences, des actes de rencontres etc., des fiches inventaires, des fiches techniques, des fiches synthétiques, des projets d’activités, des tableaux de bord, des tableaux ou données statistiques, des comptes rendus de débats, des répertoires, des dossiers de presse, des dossiers documentaires, des diagnostics, des petits catalogues d’exposition, des synthèses de bilans d’étape, des avant-projets, des guides, des états de lieux, des chartes de coopération et développement, des organigrammes, des pochettes [contenant plusieurs documents – tels que DVD, brochures, revue de presse – rassemblés dans une pochette et formant une entité documentaire : qu’on peut appeler : dossier d’information]

Reste à souligner que les ouvrages, les périodiques et les brochures permettent de se documenter. Mais généralement on se documente au moyen de dossiers (dossiers de presse, dossiers dits précisément documentaires).

La Documentation est à renouveler, elle n’est pas figée telles les collections patrimoniales. Toute documentation constituée, rassemblée, regroupée n’impose pas l’établissement de traces.

La documentation peut donc avoir un caractère fragmenté, éclaté, éparpillé. Les documents remplissent une fonction : utilisation indépendante. La documentation concourt à une mission : répondre à un sujet.

La documentation constitue ainsi une desserte : service public ou service privé.

En terme de documentation, les bibliothèques d’archives ont un rôle doublé : acquérir/collecter les documents de bibliothèque et les documents d’archives. La documentation qu’on trouve dans les

bibliothèques d’archives comporte une double interrogation sur le statut des documents acquis et sur la valeur des documents conservés.

La valeur est-elle uniquement d’ordre patrimonial ? Un article de presse récent peut avoir une valeur considérable afin de répondre à une recherche documentaire pour un étudiant, un élu, un entrepreneur…

Le statut est-il exclusivement d’ordre bibliothéconomique ou archivistique ? Un courrier ou une note accompagnant une étude produite par une administration relève à la fois du statut d’archive de par sa nature mais également du statut de bibliothèque de par son contenu corollaire au document en question.

Les rapports : des documents archives et bibliothèques : des objets documentaires comme les autres ?

Réunir de la documentation : pour quoi faire ? Pour combien de temps ? Faut-il la conserver à long terme ?

Documentation « contemporaine » ? Recherche rétrospective ou prospective ?

Evolution des portails documentaires : Quels types de documentation ? Prédominance des documents électroniques ?

Changements et innovations.

La documentation est une activité qui permet de produire des documents, d’élaborer des corpus de documents rassemblés en vue de satisfaire une demande : comment exploiter et classer ces documents.

 

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